Sinds 2007 voorziet de Wet op Arbeidsovereenkomsten de mogelijkheid om arbeidsovereenkomsten elektronisch te ondertekenen. Ook in arbeidsrelaties is de behoefte om documenten elektronisch te ondertekenen alleen maar groter geworden door de wijziging in werkmethoden, zeker na de coronacrisis. Waar moeten werkgevers op letten?

Elektronische handtekening gaat hand in hand met elektronische archivering

Volgens de Wet op Arbeidsovereenkomsten is een arbeidsovereenkomst die elektronisch is ondertekend met behulp van een elektronische handtekening die is gemaakt via de elektronische identiteitskaart (of een ander instrument dat aan dezelfde veiligheidsvoorwaarden voldoet) gelijkwaardig aan een arbeidsovereenkomst met handgeschreven handtekeningen. Als de arbeidsovereenkomst elektronisch wordt ondertekend, moet bovendien een exemplaar van de overeenkomst worden gearchiveerd bij een erkende dienstverlener van elektronische archivering.

Het pijnpunt betreft deze laatste voorwaarde: ondanks de inwerkingtreding van de tekst in 2007 was tot voor kort geen enkele dienstverlener van elektronische archiveringsdiensten erkend. Sinds eind 2023 is er nu één erkende dienstverlener voor elektronische archivering (Elektronische handtekening en andere vertrouwensdiensten | FOD Economie (fgov.be).

Weinig risicovolle alternatieven

Sinds 2016 voorziet een Europese verordening (die dus boven de Belgische wetgeving staat) in de voorwaarden voor de geldigheid van elektronische handtekeningen. Het niet gebruiken van een erkende elektronische archiveringsdienst heeft geen invloed op de geldigheid van handtekeningen die voldoen aan de voorwaarden van deze verordening.

Zo wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening (d.w.z. een handtekening gebaseerd op een certificaat waarmee de ondertekenaar met zekerheid kan worden geïdentificeerd) gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening. Als de werkgever een dergelijk systeem gebruikt (bv. een handtekening gegarandeerd via een identificatie op basis van de identiteitskaart), is geen betwisting over de betrouwbaarheid van deze handtekening mogelijk.

Veel bedrijven maken ook gebruik van niet-gekwalificeerde handtekeningen. Het gebruik van een niet-gekwalificeerde handtekening maakt deze handtekening op zich niet ongeldig. In dit geval moet worden aangetoond dat de persoon die een niet-gekwalificeerde handtekening heeft gebruikt, de bedoeling had zijn akkoord te geven over de inhoud van het document. Dit is doorgaans niet zo moeilijk: bij het ondertekenen van documenten via een elektronische handtekening worden dikwijls ook e-mails uitgewisseld (bv. om de te ondertekenen documenten uit te wisselen). Hierdoor zijn latere betwistingen over de geldigheid van handtekeningen eerder onwaarschijnlijk.

Ondanks dat het gebruik van dergelijke alternatieve systemen van ondertekening strikt gezien niet in overeenstemming is met de Belgische wet, zijn hieraan dus weinig risico’s verbonden.

Julien Hick, partner bij AKD Benelux advocatenkantoor

Heleen Franco, advocaat bij AKD Benelux advocatenkantoor

‍

We verwelkomen graag een nieuw lid bij de Nederlandse Kamer van Koophandel: Mariam Rachi van Jansen Cleanrooms & Labs.  

Jansen Cleanrooms & Labs  is een vooraanstaand bedrijf gespecialiseerd in het ontwerpen, bouwen, valideren én onderhouden van cleanrooms, laboratoria, operatiekamers en cleanroom- en laboratoriummeubilair binnen de healthtech, hightech, aerospace,  defensie en chemie. Vooraanstaande klanten zoals Cytiva, Huntsman, Batavia,  Universiteit Maastricht (met de ETpathfinder), UAntwerpen (met Vaccinopolis), Redwire Space, Univercells, ... kiezen al jaren voor het totaalaanbod en de samenwerkingsgerichte aanpak van deze expert. 

‍

‍

Door hun end-to-end benadering neemt Jansen Cleanrooms & Labs de volledige verantwoordelijkheid voor het leveren van state-of-the-art cleanrooms en laboratoria die voldoen aan de hoogste normen op het gebied van kwaliteit, efficiëntie en veiligheid.

‍

Met hun toetreding tot het NKVK-netwerk wil Jansen Cleanrooms & Labs niet alleen hun zichtbaarheid vergroten, maar ook profiteren van de uitgebreide kennis en het netwerk van leden en partners in Nederland, België en Luxemburg. Wij kijken uit naar de samenwerking en de waardevolle bijdragen die zij zullen leveren aan ons netwerk. Hun toetreding onderstreept de diversiteit en de kracht van onze gemeenschap, die zich inzet voor het ondersteunen van bedrijven bij hun groei en succes in de Benelux.

‍

‍

Wil je zelf deel uitmaken van ons NKVK netwerk? https://www.nkvk.be/members

We heten Jansen Cleanrooms & Labs alvast  welkom en slaan graag samen de handen in elkaar voor een succesvolle toekomst!

‍

Er komen drie gespecialiseerde centra voor alle kinderen met kanker in ons land. De universitaire ziekenhuizen in Gent, Leuven en Brussel hebben de beste troeven in handen.

Dit is mede mogelijk door een succesvolle samenwerking tussen de Prinses Maxima Centrum Foundation Belgium vzw en de Nederlandse Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg (NKVK). Deze mijlpaal benadrukt de kracht van grensoverschrijdende samenwerking binnen de Benelux en de rol van NKVK als een katalysator in het versterken van de banden tussen Nederlandse en Belgische organisaties.

------

De federale ministerraad besliste vrijdag om voor kinderoncologie naar een beperkt aantal referentiecentra te evolueren vanaf 2027. Kanker bij kinderen is een ziekte van de kleine getallen – jaarlijks zijn er zo’n 350 à 400 nieuwe patiënten – en dus zal een concentratie van expertise tot betere zorg leiden, is de achterliggende gedachte. Een gelijkaardige hervorming is er al voor pancreas- en slokdarmkanker.

Momenteel zijn er zeven Belgische ziekenhuizen met een afdeling kinderoncologie. De evolutie binnen het vakgebied zorgt er echter voor dat die ‘kleinschaligheid’ zich wreekt, zegt hemato-oncoloog Barbara De Moerloose (UZ Gent). Kinderkanker is een kluwen van ruim zestig verschillende subtypes geworden. “Het is onhoudbaar geworden voor al die kleine teams om zich in elk domein bij te scholen.”

Concreet moeten referentiecentra in de toekomst voor elke patiënt instaan voor de diagnose, het opstellen van een behandelplan en chirurgie of andere complexe ingrepen. Voor onder meer revalidatie of chemotherapie zullen patiënten dichter bij huis terechtkunnen in satellietcentra.

NEDERLANDS VOORBEELD

Minister van Volksgezondheid Frank Vandenbroucke (Vooruit) wijst naar Nederland als lichtend voorbeeld. Daar belanden sinds 2018 alle kinderen met kanker in het Prinses Máxima Centrum in Utrecht. Die zet heeft voor bepaalde ingrepen geleid tot kortere operaties met minder complicaties. Bovendien is het door de bundeling van alle onderzoek een magneet voor zowel middelen als talent.

België kiest voor een lightversie. Onderzoek blijft buiten schot, voor de referentiecentra geldt een erkenningsdrempel van 100 nieuwe gevallen per jaar. Aangezien het patiëntenaantal vrij stabiel is – want niet gelinkt aan levensstijl – mikt men op drie centra, twee langs Nederlandstalige kant en één langs Franstalige.

De erkenning zal de komende jaren in handen zijn van de deelstaten. Een gevoelige zaak, want niemand wil de prestigieuze vorm van zorg kwijt. In Vlaanderen lijken de universitaire ziekenhuizen van Gent en Leuven in poleposition te liggen, ten nadele van Antwerpen. De twee universitaire ziekenhuizen in Brussel hebben dan weer een streepje voor op die van Luik.

SAMENWERKING

Zowel Kom op Tegen Kanker als de stichting KickCancer onderschrijven alvast de grote lijnen van het plan, al wordt de grote uitdaging om nu “een eerlijke en efficiënte samenwerking tussen de referentie- en satellietcentra” op poten te zetten, zegt Delphine Heenen (KickCancer).

De valkuil is volgens Thomas Gevaert (artsensyndicaat ASGB/Kartel) dezelfde als bij andere concentratieoefeningen: als de referentiecentra ook de voor- en nabehandeling te veel naar zich toetrekken, ondergraven ze de regionale expertise. “Als je die lang opgeleide mensen negeert, kunnen er wachtlijsten ontstaan”, aldus Gevaert. Daarnaast wijst Heenen ook op de nood aan extra ondersteuning voor gezinnen die verder zullen moeten pendelen.

https://www.demorgen.be/snelnieuws/vanaf-2027-naar-drie-gespecialiseerde-ziekenhuizen-voor-kinderkanker~b41894e0/

‍

De werkgever moet de toestemming van de werknemer krijgen voordat hij belangrijke wijzigingen aanbrengt, zoals het loon, de functie, de arbeidsplaats of het uurrooster, om belangrijke juridische en financiële problemen te voorkomen.

Een werkgever mag een essentieel bestanddeel van een arbeidsovereenkomst niet eenzijdig en in belangrijke mate wijzigen. Maar wat zijn de essentiële bestanddelen van een arbeidsovereenkomst? En wat als de wijziging noodzakelijk is omdat de werkgever bijvoorbeeld te maken heeft met bijzonder moeilijke economische omstandigheden?

Wat zijn de bestanddelen die over het algemeen als essentieel worden beschouwd?

Een werkgever mag een essentieel bestanddeel van een arbeidsovereenkomst niet eenzijdig en in belangrijke mate wijzigen. Doet hij dat wel, dan wordt hij geacht de arbeidsovereenkomst onmiddellijk te hebben beëindigd (impliciet ontslag of een met verbreking gelijk te stellen handeling) met alle gevolgen van dien (in het bijzonder de betaling van een opzeggingsvergoeding). In dit geval hoeft de werknemer niet aan te tonen dat de werkgever de wil had om de arbeidsovereenkomst te beëindigen.

De volgende bestanddelen van de arbeidsovereenkomst worden door de hoven en rechtbanken over het algemeen als essentiële bestanddelen beschouwd:

– het loon;
– de functie en de bijbehorende verantwoordelijkheden en hiërarchische positie;
– de arbeidsplaats;
– de arbeidsduur en het uurrooster.

Wat als de werkgever de wijziging in de arbeidsvoorwaarden rechtvaardigt op economische gronden?

Het Hof van Cassatie heeft aangegeven dat alleen moet worden nagegaan of een essentieel bestanddeel van de overeenkomst zodanig is gewijzigd dat niet kan worden aangenomen dat de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst na deze wijziging nog zal worden uitgevoerd.

Het enige criterium waarmee rekening moet worden gehouden, zou dus zijn of de eenzijdige wijziging van de essentiële bestanddelen aanzienlijk is, zonder dat de belangen van de werkgever en de werknemer in aanmerking hoeven te worden genomen. Concreet zou, volgens deze redenering, een aanzienlijke wijziging van functie of loon in elk geval ontoelaatbaar zijn, zelfs al zou de wijziging gerechtvaardigd zijn op economische gronden, zoals een periode van financiële moeilijkheden waarmee de werkgever te kampen heeft.

Welke wijzigingen kan een werkgever eenzijdig opleggen?

Een werkgever mag eenzijdig wijzigingen aanbrengen aan:

– bijkomstige bestanddelen van de arbeidsovereenkomst;
– essentiële bestanddelen van de arbeidsovereenkomst, maar slechts in geringe mate.

In dit verband is het belangrijk om op te merken dat de partijen contractueel verschillende wijzigingsbedingen in hun arbeidsovereenkomsten kunnen opnemen, waardoor ze een zekere mate van flexibiliteit kunnen invoeren.

Concreet betekent dit dat de partijen bepaalde arbeidsvoorwaarden als niet-essentieel – en dus bijkomstig – classificeren, die dan gemakkelijker aangepast kunnen worden (bijv. het verstrekken van bepaalde werkinstrumenten voor louter professioneel gebruik, etc.). Dergelijke wijzigingen zijn dus toegestaan. Deze wijzigingsbedingen mogen evenwel geen betrekking hebben op arbeidsvoorwaarden die per definitie als essentieel worden beschouwd (zie hierboven).

Kortom, voorzichtigheid is geboden wanneer een werkgever een eenzijdige wijziging van een arbeidsvoorwaarde overweegt, ongeacht de reden voor de wijziging.

‍

Over de auteur

Marjolaine Dessard – Senior medewerker Claeys & Engels

Recente wetgeving verandert de manier waarop ziekteverlof wordt beheerd, met specifieke verplichtingen en nieuwe rechten voor werknemers. Een grondig begrip van deze aanpassingen is essentieel om het personeelsbeheer te optimaliseren.

Achtergrond en doelstellingen

De recente wijzigingen in de regels voor jaarlijkse vakantie, die op 1 januari 2024 van kracht werden, maken deel uit van de aanpassingen die nodig zijn om te voldoen aan een Europese richtlijn die op 4 november 2003 werd uitgevaardigd. Het doel is om werknemers meer flexibiliteit te bieden in geval van arbeidsongeschiktheid tijdens vakantieperioden.

Nieuwe verplichtingen en rechten voor werknemers

1. Informatie over woonplaats: in geval van arbeidsongeschiktheid tijdens vakantieperiodes zijn werknemers voortaan verplicht om hun werkgever te informeren over hun woonplaats, met name als deze afwijkt van hun gebruikelijke adres. Deze maatregel is bedoeld om de communicatie tussen werkgever en werknemer tijdens deze bijzondere periode te vergemakkelijken.

2. Medisch attest: binnen twee werkdagen nadat de werknemer arbeidsongeschikt is geworden, moet hij zijn werkgever een medisch attest bezorgen. Zelfs zonder uitdrukkelijk verzoek van de werkgever geldt deze nieuwe verplichting, met een specifiek model dat door de bevoegde autoriteiten wordt verstrekt.

3. Recht op gewaarborgd loon: vanaf 2024 zullen vakantiedagen die gedekt zijn door een medisch attest beschouwd worden als dagen van arbeidsongeschiktheid. Dit geeft de werknemer recht op een gewaarborgd loon, op kosten van de werkgever. Het is essentieel dat het medisch attest tijdig wordt ingediend om de betaling van deze uitkering te garanderen.

4. Uitstel van vakantiedagen: in geval van arbeidsongeschiktheid kan de werknemer zijn vakantiedagen onmiddellijk na de periode van arbeidsongeschiktheid uitstellen. Het uitstellen van vakantiedagen is geen automatisme, maar blijft een mogelijkheid mits goedkeuring van de werkgever.
De werknemer mag zijn dagen overdragen tot 31 december van het vakantiejaar waarin de arbeidsongeschiktheid is ontstaan.

5. Als de werknemer aan het einde van het vakantiejaar niet in staat is zijn vakantiedagen op te nemen vanwege bepaalde perioden van werkonderbreking, waaronder ziekte, mag hij deze dagen overdragen en opnemen tot uiterlijk 24 maanden na het einde van het vakantiejaar.

Voorbeeld: Stel dat een werknemer vanaf 6 oktober 2024 voor een periode van 3 maanden niet kan werken. Op dat moment heeft hij een saldo van 7 vakantiedagen die hij niet kan opnemen voor 31 december 2024. Hij kan deze 7 dagen overdragen naar een latere periode, namelijk van 1 januari 2025 tot 31 december 2026.

Vermelding in arbeidsreglement

Bedrijven moeten hun arbeidsreglement aanpassen om een specifieke verwijzing op te nemen naar de stappen die moeten worden genomen in geval van arbeidsongeschiktheid tijdens de jaarlijkse vakantie. Het doel van deze maatregel is te zorgen voor juridische duidelijkheid en een effectief beheer van deze speciale situaties.

Conclusie

Deze aanpassing van de wetgeving is een belangrijke stap in de richting van een eerlijker beheer van periodes van arbeidsongeschiktheid tijdens de vakantie. Als speler die zich inzet voor uw succes, blijven we tot uw beschikking voor alle verdere informatie die u nodig hebt en om u te helpen deze nieuwe bepalingen toe te passen.

Over de auteur

Daniel Binamé, Development and Partnerships Manager

Ondernemerschap uitsluitend het domein van mannen? Die voorbijgestreefde opvatting behoort gelukkig tot de voltooid verleden tijd. Hoe langer hoe meer vrouwen nemen trouwens de teugels van hun loopbaan in handen. Wist je dat vier op de tien eenmanszaken door vrouwen werden opgericht? Het Belgische ondernemerslandschap gaat dan ook steeds meer de vrouwelijke kant op. Onderneemsters staan namelijk bekend om hun voorzichtig beheer en hun organisatorisch talent. Ze runnen hun bedrijf meesterlijk. En dat blijft niet onopgemerkt. Hieronder lees je een enquête en een persoonlijk verhaal.

Eerst een paar kerncijfers over vrouwelijk ondernemerschap. Op dit lange tijd door mannen gedomineerd domein is er de afgelopen jaren een diepgaande verschuiving opgetreden. Gegevens van het RSVZ vertellen ons dat het aantal zelfstandige vrouwen in België in vijf jaar tijd met 12,04% is toegenomen. Vandaag is ongeveer 40% van de zelfstandigen vrouw.

Al enkele jaren lang stijgt het aantal zelfstandige vrouwen verhoudingsgewijs sneller dan het aantal zelfstandige mannen. Goed nieuws, dus: de genderkloof in de Belgische ondernemerswereld is zich geleidelijk aan het dichten. Vorig jaar kozen nagenoeg 11.000 vrouwen voor het zelfstandigenstatuut. De FOD Economie vermeldt trouwens dat het percentage vrouwelijke ondernemers in België het gemiddelde van de 27 EU-lidstaten overtreft en hoger is dan in de buurlanden Frankrijk, Luxemburg en Duitsland.

Profiel: onderneemster

Een kwart van de zelfstandig werkzame vrouwen is tussen de 40 en 50 jaar jong. Vrouwelijke zelfstandigen zijn gemiddeld iets jonger dan hun mannelijke tegenhangers. De meerderheid van de vrouwelijke ondernemers is zelfstandig in hoofdberoep. In vergelijking met mannen zijn er echter meer vrouwelijke zelfstandigen in bijberoep. Een andere bevinding is dat onderneemsters minder vaak dan mannen personeel in loondienst hebben. Dit profiel is de afgelopen vijf jaar redelijk stabiel gebleven.

Waarom kiezen deze vrouwen op een bepaald moment voor ondernemerschap? Bijna de helft van hen hunkert naar meer vrijheid en persoonlijke ontplooiing. De oprichting van een eigen bedrijf beschouwen ze als een waardevolle carrièrekeuze, die een betere levenskwaliteit en flexibelere werktijden biedt.

Effent vrouw zijn de weg naar succes?

Misschien neemt het aantal vrouwelijke ondernemers toe omdat hun projecten meestal veelbelovend en duurzaam zijn. Volgens een onderzoek van Women Equity is de economische levensvatbaarheid van door vrouwen opgerichte bedrijven beter dan die van door mannen gestichte ondernemingen. Dezelfde bron geeft bovendien aan dat KMO’s met een vrouw aan het hoofd een betere groeicurve vertonen.

Vrouwen denken veel na over hun project voordat ze aan een ondernemersavontuur beginnen. Dit getuigt van organisatorische vaardigheden en veelzijdigheid. Wederzijdse steun en netwerken spelen eveneens een cruciale rol in hun success story.

Bewustmaking, telkens weer

Vandaag betwist niemand meer de bijdrage van vrouwelijke ondernemers aan de economische en sociale ontwikkeling van de samenleving. Laten we daarom zoveel mogelijk vrouwen aanmoedigen om een eigen zaak op te richten. Gerichte bewustmakingscampagnes werpen hun vruchten af. Mooie voorbeelden van succesvol vrouwelijk ondernemerschap zijn een bron van inspiratie. Ze bewijzen dat het best mogelijk is om met talent je eigen weg te banen in een wereld van starters waar mannen nog steeds de meerderheid vormen.

Kerncijfers

• 4 van de 10 ondernemers zijn vrouw
• 12,4% van de zelfstandig werkzame vrouwen is jonger dan 30 (vergeleken met 11% van de mannen)
• 60,4% van de vrouwen is zelfstandig ondernemer in hoofdberoep

Citaat: “KMO’s met een vrouw aan het hoofd vertonen een betere groeicurve dan gelijkaardige bedrijven die worden geleid door mannen.”

➤ Getuigenis

“Succes is een kwestie van mindset”

Murielle Machiels, 48, moeder van Max (19) en Lucas (22), staat aan het hoofd van QiLeader. Haar coaching bedrijf brengt gemengde transformatieprogramma’s om op grote schaal impact, veerkracht, betrokkenheid en retentie te vergroten. Murielle is al zeven jaar ondernemer, na een lange loopbaan in het bedrijfsleven waar zij de hiërarchie beklom. Ze vertelt over haar parcours.

“Ik begon mijn carrière bij Procter & Gamble, in de verkoop. Ik stapte nadien over naar de marketing in de farmaceutische sector. Ik heb me daar een aantal jaren tot het uiterste gedreven. Toen ik moeder werd, veranderden mijn prioriteiten. Ik vroeg mijn werkgever om ouderschapsverlof. Dit werd geweigerd en ik werd ontslagen. Volgens de werkgever strookte dit verzoek niet met de waarden en filosofie van het bedrijf. Ik vond deze beslissing totaal oneerlijk en stapte met succes naar de rechter. Ondanks mijn overwinning bleef ik geschokt dat het verlangen om er voor je kinderen te zijn ‘afgekeurd’ kon worden. Ik zette mijn carrière voort bij Uitgeverij Plantyn, waar ik uiteindelijk algemeen directeur werd.

Ik heb dat bedrijf geherstructureerd en er de digitale transitie van begeleid. Toen begon ik mezelf opnieuw vragen te stellen over mijn waarden. Ik had goede financiële resultaten behaald. Het welzijn op het werk had ik verbeterd en het ziekteverzuim werd gehalveerd. Toch was ik zelf bijzonder gestrest en vaak boos op het systeem. Ik voelde de noodzaak om nieuwe wegen te ontdekken, mijn eigen agenda te beheren en er blijven zijn voor mijn kinderen. Dus verliet ik het bedrijf om mijn eigen zaak op te zetten.”

Wendbaarheid is essentieel

“Gelukkig had ik vele jaren werkervaring en een goede achtergrond om een eigen bedrijf op te richten. Dit heeft me enorm geholpen. Wat ik het meest miste was netwerken. Als algemeen directeur en moeder nam ik trouwens bijna nooit deel aan netwerkevenementen. Ik heb ook veel aan zelftraining gedaan, en dat is echt van fundamenteel belang. Wendbaarheid is essentieel: je moet voortdurend leren en je aanpassen. Je moet veerkrachtig zijn, want als ondernemer kun je ook mislukkingen meemaken.

Tegen vrouwen die een eigen zaak willen beginnen, zou ik zeggen: ga ervoor, ook al is nog niet alles duidelijk. Als je wacht tot je alles zeker weet, loop je het risico dat een deel van de situatie veranderd is wanneer je eindelijk de sprong waagt. Het is beter om van je fouten te leren en er daarna weer bovenop te komen dan te streven naar onbereikbare perfectie. Vrouwen twijfelen vaak. Twijfel kan echter ook een kracht zijn, omdat een vrouw eerder geneigd is zichzelf in twijfel te trekken en haar model te herzien als dat nodig is. Of je nu een vrouw of een man bent, de sleutel tot succes is je mindset. Als je erin gelooft, kun je het. Wat mij betreft geeft mijn vrouwelijkheid mij een grote emotionele intelligentie.”

Succes opnieuw definiëren

“Laten we het begrip succes anders definiëren. Succes betekent niet alleen de top bereiken, een topmanager zijn of miljonair worden. Voor sommige vrouwen, waaronder ikzelf, betekent succes ook zinvol werk doen, in overeenstemming zijn met je eigen waarden, tijd hebben voor je gezin, enzovoort. We zijn hier niet alleen op aarde om winst te maken en onze checklist te valideren. We zijn hier ook om gelukkig te zijn.”

Citaat: “Het is beter om van je fouten te leren en er daarna weer bovenop te komen dan te streven naar onbereikbare perfectie.”

Hoewel ze (nog) niet wettelijk verplicht zijn om te rapporteren, worden kmo’s steeds vaker bevraagd over ESG (environmental, social, governance) onderwerpen door hun banken, investeerders en klanten, die zelf wettelijk verplicht zijn om te rapporteren.
Dit artikel toont aan dat deze ‘waterval’ van rapportageverplichtingen een grote impact kan hebben op kmo’s, dit vooral op hun financiering.

Nieuwe ESG-regelgevingen zoals de CSRD en de EU-taxonomie hebben tot doel de transparantie en vergelijkbaarheid van ESG-gegevens voor bedrijven te verbeteren. Naleving van deze normen is niet zomaar een hokje om aan te kruisen; het wordt cruciaal om toekomstige toegang tot financiering te verzekeren. Hoewel kmo’s momenteel niet verplicht zijn om te rapporteren in het kader van de regelgeving omtrent duurzame financiering, zouden ze de nieuwe VSME-vragenlijsten van EFRAG kunnen zien als een praktische manier om te voldoen aan de toenemende ESG-eisen die ze krijgen, en tegelijkertijd inzicht te krijgen in de ESG-risico’s en opportuniteiten die relevant zijn voor hun bedrijf. Als kleinere bedrijven vandaag al aan de slag gaan, kan dat aanzienlijke voordelen opleveren in de toekomst. Laten we eens kijken waarom.

Wat betekent ESG-rapportage voor kmo’s?

ESG-rapportage staat nog in de kinderschoenen. Met de vele bestaande regelgevingen en richtlijnen en de opkomst van nog veel meer, ontvangen kmo’s steeds meer gelijksoortige, maar soms tegenstrijdige en ongecoördineerde verzoeken.
In de praktijk ontvangen kmo’s meerdere ESG-vragenlijsten van verschillende belanghebbenden die om verschillende informatie vragen: banken, investeerders, klanten, overheidsinstanties, enz.

Elk verzoek kan anders zijn qua inhoud en formaat. Dit kan een aanzienlijke administratieve last met zich meebrengen en is het nodig om deze vragenlijst te standaardiseren om dubbel werk te voorkomen.

Daarom hebben Greenomy en Finance&Invest.Brussels samen het “Impact Scoring Platform” (ISP) gecreëerd om de ESG-rapportering voor kmo’s te vereenvoudigen, gezien hun beperkte middelen.

Het doel is eenvoudig:
Een enkele, eenvoudige vragenlijst, gebruikt als antwoord op verzoeken van meerdere stakeholders, die kmo’s een idee geven van hun ESG-maturiteit in minder dan 2 uur.

Waarom ESG-prestaties rijmen met financiële prestaties

Consumententrends wijzen op een groeiende voorkeur voor duurzame producten en diensten. Deze trend heeft niet alleen invloed op banken en beleggers, die nu ESG-risico’s meenemen in de beoordeling van hun portefeuilles, maar ook op grote bedrijven. Die kiezen steeds vaker voor duurzame leveranciers om hun duurzaamheidsprestaties te verbeteren. Sommige bedrijven geven bijvoorbeeld de voorkeur aan cateraars met een nul-afvalbeleid, dringen erop aan dat leveranciers ESG-gedragscodes naleven en vragen naar de B Corp-scores.

Daarnaast besteden consumenten steeds meer aandacht aan duurzame ontwikkeling (een onderzoek van McKinsey toonde aan dat de verkoop van producten met een ESG-engagement over een periode van 5 jaar 40% sneller groeide dan producten zonder ESG-engagement).
Financiële instellingen nemen steeds vaker ESG-factoren op in hun financieringsvoorwaarden. In België heeft Wallonie Entreprendre aangekondigd gunstige financieringsvoorwaarden (tot 50 basispunten) te willen toekennen aan de beste spelers in een sector.

ESG-prestaties worden met andere woorden een concreet criterium om toegang te krijgen tot (beter betaalbare) financiering en vooral om klanten te winnen en te houden. Duurzaamheid wordt een fundamenteel concurrentievoordeel. Kleine en middelgrote ondernemingen hebben er daarom alle belang bij om best practices in ESG-rapportage in een vroeg stadium op te nemen.

Over de auteur

Eliott Pleeck, Business Development & SME market

Regelgeving en de verwachtingen van belanghebbenden dwingen ons om belangrijke stappen te nemen. Zo bijvoorbeeld een evaluatie en vermindering van onze koolstofvoetafdruk. Waarom we dringend moeten ingrijpen? Omdat onze huidige activiteiten een zware impact hebben op het milieu. En omdat klimaat-gerelateerde vraagstukken onmiddellijke actie vereisen.

1. Bijdragen aan wereldwijde inspanningen

De opwarming van de aarde veroorzaakt steeds meer bezorgdheid. De klimaatverandering heeft nu al ernstige en zichtbare gevolgen. De menselijke bijdrage aan global warming, de talrijke waarschuwingen van het IPCC ten spijt, heeft een dramatisch effect op het welzijn van bevolkingen. De klimaatnoodsituatie is vooral zorgwekkend voor de jongere generaties, die van bedrijven verantwoordelijke actie verwachten tegen wat zij als een angstaanjagende toekomst beschouwen.

2. Doelgerichte maatregelen

Het is van groot belang de koolstofuitstoot van bedrijven terug te dringen. Doeltreffendheid op dat vlak vereist een gerichte aanpak die berust op een grondige kennis van hun werkelijke koolstofvoetafdruk. Zonder dit inzicht riskeren bedrijven hun ecologische investeringen te richten op acties die hun uitstoot onvoldoende verminderen. Een dergelijke paradoxale situatie zijn we tegengekomen bij een aantal klanten die eerst hun koolstofvoetafdruk op een weinig efficiënte manier trachtten te verminderen: na een koolstofevaluatie bereikten ze veel significantere resultaten.

3. Belanghebbenden geruststellen over je betrokkenheid

Onze klanten beoordelen vaak hun koolstofvoetafdruk op verzoek van hun eigen klanten en leveranciers. Soms laten ze zelfs de ondertekening van contracten afhangen van de bekendmaking van hun scope 1, 2 en 3 emissies (een ‘scope’ beschrijft verscheidene categorieën of bereiken van broeikasgasemissies). In het huidige klimaat van wantrouwen, zeker ten aanzien van de milieuclaims van sommige producten, moeten klanten echt worden gerustgesteld. Nu de regelgeving steeds sneller evolueert, is het van doorslaggevend belang om de koolstofevaluaties voor elke scope transparant te documenteren.

4. Vandaag voldoen aan de strenge voorschriften van morgen

Bedrijven worden binnenkort verplicht om hun koolstofvoetafdruk te publiceren, onder andere via het CSRD. Deze richtlijn richt zich in eerste instantie op grote bedrijven in de EU en zal geleidelijk worden uitgebreid naar kleinere ondernemingen. De richtlijn vereist een nauwgezette koolstofbeoordeling van de drie scopes, met een gedetailleerde specificatie voor ten minste zeven broeikasgassen.

5. Kansen creëren dankzij strategische beslissingen

De koolstofvoetafdruk wordt een belangrijke indicator voor de financiële duurzaamheid van een bedrijf. Gratis beoordelingsoplossingen kunnen aantrekkelijk lijken, maar een grondige beoordeling vereist een ware deskundigheid en aangepaste hulpmiddelen zoals een koolstof-boekhoudsoftware. Gezien de verwachtingen van de markt zou het uitblijven van een volledige audit als nalatigheid kunnen worden beschouwd. Ondertussen zullen de concurrenten niet stilstaan.

Nu doen!

Een koolstofaudit effent de weg naar weloverwogen keuzes. En daar begint je betrokkenheid bij het klimaat. Wie vandaag een koolstofevaluatie uitvoert, bereidt zich voor op toekomstige eisen en koolstofbeoordelingsregels. Ook slim om boetes te voorkomen.

‍

Over de auteur

Victor Henneton – Junior Consultant (D-Carbonize)

In een wereld die zich steeds meer om het milieu bekommert, is de transitie naar koolstofarme vervoerswijzen uitgegroeid tot een politieke prioriteit. Voornamelijk de snelle ontwikkeling van een netwerk van oplaadpunten is nu van cruciaal belang geworden. Werkgevers spelen een aanzienlijke rol in deze doorbraak. Ze kunnen bijvoorbeeld overwegen om oplaadpunten op hun bedrijfsterrein of bij hun werknemers thuis te installeren. Maar om die sprong te wagen, moeten ze wel de juridische, fiscale en sociale implicaties van deze beslissing begrijpen.

De juridische en organisatorische aspecten

De werkgever die zijn werknemer een (wellicht elektrische of hybride) bedrijfsauto ter beschikking stelt, is niet wettelijk verplicht om laadstations te installeren. Als hij beslist om dat wel te doen, is het van groot belang dat hij de interne overeenkomsten en richtlijnen aanpast aan deze nieuwe situatie. Die documenten moeten informatie bevatten over het gebruik van het oplaadpunt, veiligheidsregels, procedures ingeval van technische problemen, eventuele kosten, aansprakelijkheid bij schade, gebruiksuren en toegangsregelingen. Als de werknemer zijn ontslag neemt of ontslagen wordt, moet de werkgever uiteraard voorzieningen hebben getroffen voor wat er gebeurt met de ter beschikking gestelde apparatuur en abonnementen.

Fiscale behandeling en sociale zekerheid

De werkgever kan de installatiekosten van oplaadpunten op zijn bedrijfsterrein voor zijn rekening nemen en zodoende belastingvoordelen genieten, voor zover de toegang tot de oplaadpunten niet uitsluitend wordt voorbehouden aan zijn werknemers. De toegang tot oplaadpunten op het bedrijfsterrein van de werkgever levert geen extra belastbaar voordeel op voor de werknemer die een auto van de zaak gebruikt.

De werkgever kan ook een laadstation bij de werknemer thuis laten installeren. In tegenstelling tot het gebruik van een tankkaart, is het opladen van het voertuig bij de werknemer thuis voor rekening van die werknemer, aangezien het laadstation aangesloten is op zijn eigen netwerk. In deze situatie betaalt de werknemer die een auto van de zaak gebruikt geen extra belasting als de werkgever de kosten van het oplaadstation en de verbruikte elektriciteit voor zijn rekening neemt. Er moet echter cumulatief aan verschillende voorwaarden worden voldaan.

In principe blijft het oplaadpunt eigendom van de werkgever die het geïnstalleerd heeft. Als de werknemer de apparatuur gratis mag houden, vormt dit van jaar tot jaar een degressief belastbaar voordeel voor de werknemer.
De RSZ heeft zich blijkbaar aangesloten bij het standpunt dat de belastingdienst op dit gebied inneemt.

Wat u moet onthouden

Voordat ze oplaadpunten op hun bedrijfsterrein of bij werknemers thuis installeren, moeten werkgevers duidelijke overeenkomsten en richtlijnen opstellen. Werkgevers moeten hun overeenkomsten bijwerken en specifieke interne richtlijnen uitstippelen voor het gebruik van oplaadpunten om een optimaal en veilig gebruik van die oplaadinfrastructuur te waarborgen.

‍

Over de auteur

Nicolas Tancredi – Advocaat-Vennoot – DWMC

Het Brussels Gewest komt terug op zijn beslissing om de Brusselse exportsubsidies op te schorten in afwachting van een hervorming van de maatregel die tot voor kort nog van kracht was. Dat blijkt althans uit de verklaringen van Ans Persoons (Vooruit), Brussels staatssecretaris voor Buitenlandse Handel.

Ondervraagd door oppositieleden van de Brusselse parlementaire commissie, kondigde ze aan dat ze binnenkort een nieuw krediet van 1,5 miljoen euro zou kunnen toekennen aan deze onderbenutte premies. “Deze middelen zouden al op korte termijn kunnen worden gebruikt om het huidige premiestelsel tijdelijk in stand te houden in afwachting van het nieuwe exportsteunstelsel dat momenteel wordt voorbereid”, aldus de staatssecretaris.

Volgens Ans Persoons wordt er momenteel overleg gestart met bedrijven en sectoren over deze hervorming. Ze erkende dat ze had moeten wachten tot ze bedrijven formeel had uitgenodigd voor de raadpleging over de hervorming (wat even voor Kerstmis per brief was gebeurd) voordat ze overwoog om de maatregel op te schorten.

Meer in het algemeen wees ze erop dat het Gewest exporterende ondernemingen in het buitenland ondersteunt via hub.brussels, dat jaarlijks 19,5 miljoen euro ontvangt, bovenop de 21,5 miljoen euro voor de Economische Transitie.

Enkele weken geleden betreurde BECI de aankondiging dat de steun aan de Brusselse exporteurs zou worden stopgezet, zoals voorzien in de begroting van de Brusselse regering voor 2024. Deze maatregel was een van de maatregelen waarop de gewestelijke uitvoerende macht rekende om besparingen door te voeren om de schuldenlast van het Gewest te beperken. Voor BECI hebben KMO’s deze financiële steun nodig om opdrachten uit het buitenland binnen te halen.

“Het is goed, maar het is te laat”.

Namens de ondernemingen dankt BECI de staatssecretaris voor deze stap terug. Het is echter jammer dat het kwaad al is geschied: een aantal bedrijven heeft de regio al verlaten.

“Het is positief, maar te laat. Het is jammer dat ze niet de moed hadden om eerder van gedachten te veranderen,” betreurt Olivier Willocx, CEO van BECI. “Bedrijven moesten zich tegen 31 december in regel stellen met de nieuwe vennootschapswet. Een hele reeks bedrijven heeft daarom al besloten om zich buiten Brussel te vestigen. Bovendien blijkt uit onze laatste enquête dat 53% van de bedrijven overweegt om Brussel op korte termijn te verlaten.”

Tewerkstellingssteun is een belangrijke hefboom van het economisch beleid. Het valt te betreuren dat er totaal geen overleg is geweest bij de uitvoering van deze maatregelen, die nu zijn uitgesteld in afwachting van hervormingen. BECI heeft pas nu een afspraak met de Staatssecretaris om het dossier verder te bespreken.

Een verordening hervormen kost tijd (ongeveer twee jaar). “Dit vlak voor de verkiezingen doen, is een grote vergissing en creëert een zekere mate van onzekerheid, wat nooit goed is”, besluit Olivier Willocx.

Wanneer een werkgever meent dat hij met een dringende reden tot ontslag wordt geconfronteerd, moet hij met een aantal factoren rekening houden voordat hij de ontslagprocedure aanvangt. De ontslagprocedure is onderworpen aan specifieke formaliteiten waarbij na het ontslag een aantal aspecten bijzondere aandacht vereisen.

Wat te controleren vóór het ontslag om dringende reden:

• Bescherming tegen ontslag voor werknemersvertegenwoordigers in de OR en het CPBW, en niet-verkozen kandidaten evenals vakbondsafgevaardigden.
• De occulte periode, periode van de sociale verkiezingsprocedure, waarin ontslagen (zeer) sterk worden afgeraden.
• Specifieke verplichtingen voor de werkgever in de openbare sector (in het bijzonder de verplichting om een voorafgaande hoorzitting te houden).
• De toepasselijke taal (taalwetgeving).
• De persoon of instantie die bevoegd is om te ontslaan.
• Ervoor zorgen dat de dringende reden geldig is: De werknemer moet (1) een ernstige tekortkoming hebben begaan (2) die elke professionele samenwerking tussen de werkgever en de werknemer onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt.
• Bouw een stevig dossier op ter ondersteuning van het ontslag om dringende reden.
• De werkgever moet bewijzen dat er een dringende reden is en dat de specifieke termijnen zijn nageleefd.

De te volgen procedure bij een ontslag om dringende reden:

• Beëindiging van de arbeidsovereenkomst binnen een eerste termijn van drie dagen vanaf de dag nadat de feiten bekend zijn geworden (bij voorkeur per aangetekende zending). Zaterdagen worden beschouwd als werkdagen. Deze termijn begint pas te lopen wanneer de partij die bevoegd is voor het ontslag “voldoende kennis” heeft van de feiten.
• Kennisgeving van de dringende reden binnen een tweede termijn van drie dagen vanaf de dag na beëindiging van de overeenkomst (pas op voor zaterdagen) per aangetekende brief (de meest gekozen wijze), per deurwaardersexploot of door afgifte van een geschrift aan de andere partij met ontvangstbevestiging.

Aandachtspunten na ontslag om dringende redenen:

• Wees voorzichtig in communicatie (intern en extern) (communiceer niet de reden voor ontslag).
• Administratieve formaliteiten: IT-toegangen, uitdienstpayroll, sociale documenten, mededelingen over groepsverzekering en hospitalisatie, enz.
• Sancties bij een onregelmatige beëindiging: De werkgever is een opzeggingsvergoeding verschuldigd, naast eventuele andere vergoedingen, zoals een vergoeding voor een kennelijk onredelijk en/of discriminerend ontslag.)

Eventueel onderhandelen over een minnelijke regeling om een geschil voor de arbeidsrechtbank te voorkomen.

Over de auteurs

Sacha Henet, Advocaat Eubelius & Catherine Lipski, Advocaat Eubelius & Tim Gesquiere, Advocaat Eubelius

Dit jaar viert de Europese Unie de dertigste verjaardag van haar interne markt — een van de belangrijkste verwezenlijkingen van de Europese integratie en een van haar belangrijkste drijfveren. Hierdoor kunnen goederen, diensten, mensen en kapitaal zich vrij bewegen binnen de EU, wat nieuwe kansen biedt voor bedrijven.

Eind november organiseerde BECI in het kader van Enterprise Europe Brussels een seminarie over de voordelen van de interne markt voor bedrijfsontwikkeling in Europa. Hier zijn de belangrijkste lessen die moeten worden geleerd voor bedrijven.

De vier pijlers van de interne markt

Het vrije verkeer van goederen en diensten, het vrije verkeer van personen en het vrije verkeer van kapitaal zijn de vier fundamentele pijlers van de interne markt. Deze mogelijkheden creëren een ruimere keuze aan producten en diensten voor consumenten in de hele EU. Dit geeft bedrijven meer mogelijkheden om hun producten en diensten te verkopen en meer mogelijkheden om te werven.

Vaststelling van gemeenschappelijke waarden en normen

De goede werking van de interne markt vereist dat iedereen dezelfde regels naleeft, met name wat betreft productveiligheidsnormen. Daarom kunnen consumenten erop vertrouwen dat de producten en diensten die zij in de hele EU kopen veilig zijn en voldoen aan de overeengekomen prestatievereisten; en dat bedrijven zich houden aan arbeids- en milieubeschermingsregels. De interne markt helpt ons ook deze hoge normen en waarden wereldwijd te projecteren.

Welke obstakels voor KMO’s?

Kleine en middelgrote ondernemingen worden geconfronteerd met verschillende belemmeringen voor hun groei op de eengemaakte markt. Een enquête belicht vier fundamentele obstakels: toegang tot talent, toegang tot financiering en grondstoffen, late betalingen en administratieve overbelasting. Met de recente maatregelen van de Commissie via het KMO-hulppakket werkt zij aan het verminderen van deze belemmeringen voor KMO’s.

Welke praktische instrumenten en ondersteuning zijn beschikbaar voor KMO’s om beter van de eengemaakte markt te kunnen profiteren?

Your Europe, één digitale toegangspoort, brengt een schat aan informatie samen voor bedrijven om hen te helpen hun bedrijf op de eengemaakte markt te laten groeien. Het biedt ook toegang tot hulp- en adviesdiensten in de frontlinie. Tegen eind 2023 zal het toegang bieden tot tal van online administratieve procedures in alle EU-landen, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van certificaten en andere officiële documenten van overheidsdiensten in heel Europa. Tot slot zal het portaal bedrijven in staat stellen aan de Commissie verslag uit te brengen over de problemen en belemmeringen waarmee zij te maken krijgen met betrekking tot de Europese wetgeving die hen belemmert bij de ontwikkeling van hun activiteiten, of via contacten met overheden in andere Europese landen.

Enterprise Europe Brussels biedt informatie- en adviesdiensten aan het Brusselse KMO om hen te helpen hun activiteiten binnen de interne markt te ontwikkelen. De betrokken gebieden omvatten grensoverschrijdende levering van goederen, CE-markering, normalisatie, Reach, grensoverschrijdende BTW, dienstverlening, detachering van werknemers, e-commerce, digitalisering, contracten, overheidsopdrachten en intellectuele eigendom.

Daarnaast rapporteert Enterprise Europe Brussels als woordvoerder van bedrijven aan de Europese Commissie de problemen waarmee zij te maken krijgen met bepaalde regelgeving om ze te laten evolueren.

Een handicap mag nooit een tewerkstelling versperren. Een pleidooi voor meer inclusie.

“Telkens als ik mijn handicap vermeld, blijven mijn sollicitaties onbeantwoord”, vertelde Sasker enkele maanden geleden in de kolommen van de krant Het Laatste Nieuws. Sasker had meer dan 70 brieven geschreven, waarop geen enkel antwoord kwam.
Hoewel tewerkstellingsniveaus in ons land een grote uitdaging vormen en ondernemingen pleiten voor inclusie, ondergaan talrijke minder valide werkzoekenden helaas een vorm van uitsluiting. Sasker is daar een mooi voorbeeld van.
Volgens cijfers van het Centrum voor tewerkstelling heeft slechts 42% van de leden van deze groep een baan, en in Brussel, waar het tewerkstellingsniveau over het algemeen lager is, daalt dit cijfer tot slechts 29%. Ter vergelijking: in België heeft 65% van de actieve bevolking een baan. Weliswaar zijn sommige mensen zo ernstig gehandicapt dat ze niet kunnen werken en daarom een uitkering ontvangen. Veel anderen willen en kunnen wel werken, maar worden geconfronteerd met externe belemmeringen.
Dit is vooral te wijten aan een reeks vooroordelen. Veel werkgevers denken ten onrechte dat mensen met een handicap minder productief zijn, langzamer werken en vaak afwezig zijn. De feiten bewijzen echter het tegenovergestelde: het zijn vaak toegewijde en loyale werknemers, voor wie bovendien werkgelegenheidsondersteunende maatregelen bestaan.

Handicap, de vierde pijler van diversiteit

En toch hebben veel bedrijven, misschien zelfs het jouwe, in de loop der jaren diversiteits- en inclusiestrategieën ingevoerd. Die berusten vaak op drie belangrijke pijlers: gendergelijkheid, diversiteit in al haar vormen en seksuele geaardheid. Ongetwijfeld belangrijk als je bedrijf een afspiegeling wil zijn van de diversiteit in Brussel. Ze zijn ook heel nuttig om ideeën te verwelkomen van bevolkingsgroepen die tot deze vormen van diversiteit behoren. Daarom is ook een vierde pijler nodig, die diversiteit en inclusie verder verbetert door de integratie van mensen met een handicap.
Stel je voor dat je plotseling verlamd raakt aan beide benen als gevolg van een ongeluk – zou dat je waarde volledig teniet doen? De vraag zelf toont aan hoe belangrijk het is om deze mensen op te nemen in de arbeidsmarkt.
Om je in dit proces te ondersteunen, bevorderen verenigingen zoals Diversicom diversiteit op de werkplek en vergemakkelijken ze de tewerkstelling van mensen met een beperking op basis van hun vaardigheden. Ze kunnen je adviseren over financiële steunmaatregelen en de nodige aanpassingen. En ze brengen je in contact met ideale kandidaten die aan je verwachtingen voldoen.

Bewustmaking door gehandicaptensport (aangepaste sport)

Kun je op korte termijn nog geen wervingsbeleid voeren waarin minder valide mensen een plaats vinden? Dan heb je nog steeds de mogelijkheid om je personeel, klanten en leveranciers bewust te maken voor dit vraagstuk. Zo bijvoorbeeld door het project Target Victory te steunen. Dit project tracht de perceptie van mensen met een handicap te veranderen door handisport op hoog niveau te ontwikkelen. Hoe meer topsporters we hebben, hoe meer aandacht de media aan hen zullen besteden. En hoe meer we beelden van minder valide mensen zullen zien, geassocieerd met positieve en vrolijke emoties en vooral met prestaties. Tja, prestaties zijn nu net een van de belangrijkste ongegronde vooroordelen die werkgevers tegen minder validen hebben.
Praktisch: het project biedt bedrijven de mogelijkheid om communicatie en activiteiten te creëren die hun merk associëren met onze beste paralympische atleten. En dit alles in functie van je communicatiedoelstellingen, je bedrijfscultuur en de waarden die je deelt met de sporters.

Conclusie: de bal ligt bij jou

Gehandicapten worden vaak vergeten in het diversiteits- en inclusiebeleid van bedrijven. Er bestaat echter een onaangeboord reservoir van talent dat wacht om zich binnen jouw bedrijf te ontplooien. Jouw acties en steun voor initiatieven die denkwijzen willen veranderen zullen waardevol zijn. Diversicom en Target Victory staan klaar om je te ontmoeten en een wervings- en bewustmakingsstrategie te implementeren die is afgestemd op jouw behoeften.

‍

Over de auteurs

Yves De Voeght – Projectleider, Target Victory &Gabriel Goldberg – Business Director & Founder, Hakacia

Net als tijdens andere historische schokken – de digitale transformatie van de jaren 2000 of de financiële crisis van 2008 bijvoorbeeld – zijn de ondernemingen niet voorbereid op de economische transitie en de bijhorende veranderingen en risico’s waarmee ze te maken zullen krijgen (zie het Global Risks Report 2021 van het WEF).

De uitdagingen die bedrijven in de komende jaren te wachten staan:

• • Koolstofbelasting – een nieuwe wetgeving zal koolstof- en ecologische compensaties opleggen.
• • Veranderingen in de markt – meer bewuste klanten kopen duurzame producten.
• • Behoud van talent – getalenteerde mensen willen werken voor zinvolle bedrijven.
• • Gebroken toeleveringsketens – klimatologische en sociale instabiliteit ondermijnen toeleveringsketens.
• • Stijgende kosten – de prijs van grondstoffen stijgt met de kost van energie.

Waar sommigen beperkingen waarnemen, zien anderen echte ontwikkelings- en groeikansen voor bedrijven.

Er liggen veel kansen voor het grijpen:

• Je kosten verminderen

• Je activiteiten optimaliseren

• Anticiperen op risico’s

• Sneller reageren op verzoeken van klanten

• Je reputatie opkrikken

• De betrokkenheid van je teams vergroten

• Nieuw talent aantrekken

• Je lokale verankering versterken

• De wetgeving voorblijven

• En nog veel meer…

De 6 fasen:

1- Een dreamteam samenstellen

➤ Begin met de leider:

De inzet en drive van de bedrijfsleider zijn essentieel om het bedrijf te transformeren. Word een duurzame leider!

Als hij zijn teams wil overtuigen en mobiliseren rond een duurzaam project, moet de leider zich onderscheiden door zijn visie en zijn vermogen om het project te dragen.

Zodra de koers is uitgestippeld, de bestaansreden bepaald en de collectieve steun bevestigd, krijgt de rol van de bedrijfsleider een heel nieuwe dimensie: een nieuwe (eco)systemische, open en regeneratieve houding aannemen en ervoor zorgen dat de teams transparantie, vertrouwen en steun genieten.
Word een duurzame, inspirerende en geïnspireerde leider!

Vorm een duurzaam comité om verandering op gang te brengen!

Zodra je teams hiervan bewust zijn gemaakt en de basis is gelegd, kun je aan de slag!

Voordat je aan de volgende stappen begint, moet je een werkgroep opzetten die zal instaan voor het project en voor de toepassing van de nieuwe strategieën in de verschillende teams. Stel werkregels op. Idealiter is het comité:

• Divers: gender, leeftijd en vooral verantwoordelijkheidsniveau (directie, werknemers, managers, enz.);
• Eerlijk: elk lid van de groep heeft hetzelfde gewicht bij de besluitvorming;
• Verantwoordelijk: besluiten van de werkgroep moeten binnen de organisatie worden uitgevoerd;
• Transparant: speel open kaart! Geef de nodige informatie door (budget, tijd, doelstellingen) zodat de groep passende strategieën kan ontwikkelen.

2 – Het bewustzijn van het team verhogen

➤ De eerste stap in elke transformatie is informatie!
Begin met jezelf inzicht te geven in de uitdagingen van duurzaamheid en maak je teams/collega’s bewust van de kansen die duurzame ontwikkeling aanbiedt. Creëer enthousiasme voor het project en breng de teams samen rond een gemeenschappelijk project.

➤ Betrek je medewerkers er dan bij!

“Alleen gaan we sneller, samen gaan we verder”.

Dit soort transformatie zet de hele organisatie, van medewerkers tot management, op zijn kop. Vandaar het belang om medewerkers er vanaf het prille begin bij te betrekken. Zo krijgen ze het gevoel dat ze een aandeel hebben in het proces en samen oplossingen kunnen bedenken die echt zullen bijdragen tot de transformatie.

Bouw samen een nieuw model!

➤ Maak de teams bewust!
Klimaatverandering, het verlies van biodiversiteit en sociale ongelijkheid zijn complexe en weinig aantrekkelijke onderwerpen. Bovendien lijken de gevolgen van deze uitdagingen ver weg en nogal abstract. Het menselijk brein leeft trouwens in het nu en houdt van eenvoudige, tastbare concepten. Het is bijna onmogelijk om ons de impact voor te stellen van onze gedragingen binnen 25 of 30 jaar: onze hersenen worden gemotiveerd door korte-termijnprikkels en onmiddellijke beloningen.
Bewustwording in onze teams is dan ook een delicate fase die fijngevoeligheid en luistervaardigheid vereist.

3 – Vind je organisatie opnieuw uit

Vandaag beperken bedrijven zich niet langer tot winstbejag. Ze moeten een platform zijn (of worden) voor de creatie van waarde die ecologische, sociale en economische ecosystemen regenereert.

➤ Verduidelijk de basis voordat je veranderingen aanbrengt: wat is de bestaansreden van je bedrijf?

Bepaal je bestaansreden

De bestaansreden (‘purpose’) van een bedrijf verwijst naar de manier waarop het een rol in de maatschappij wil spelen (idealiter naast zijn louter economische activiteit).

Het gaat hier om visie en betekenis. In feite het DNA van het bedrijf!

Een bestaansreden die met de tijd meegaat …

Kies een bestaansreden in de richting van een samenleving die zorg draagt voor de mens, het milieu, ecosystemen en toekomstige generaties! Zo geef je een zinvolle richting aan de organisatie en vergroot je haar veerkracht.

Door die bestaansreden nu en dan op te frissen, verbreedt de organisatie haar uitzichten en mogelijkheden en versterkt ze haar positieve impact.

Helaas draait 95% van de bedrijven tegenwoordig in de ‘overlevingsmodus’. Ze investeren al hun energie in WAT ze doen, om ‘het nog beter te doen’, maar zonder regelmatig na te denken over de bestaansreden van hun activiteiten.

Slechts 5% van de bedrijven grijpt deze crises aan om zichzelf bewust opnieuw uit te vinden met het oog op een ‘beter bestaan’. Hierbij onderzoeken zij grondig de volgende vraagstukken:

HOE het bedrijf de wereld waarneemt – zijn invalshoek

WAAROM het bedrijf bestaat – zijn bestaansreden (missie)

WIE het bedrijf is – zijn kernwaarden en identiteit

4 – Meet je impact:

Analyseer de huidige situatie voordat je begint. Effectmetingen zijn de ideale manier om de vooruitgang van de organisatie te controleren en te beoordelen. Stel prestatieverslagen op met daarin details zoals de vastgestelde indicatoren, de verzamelde gegevens en de activiteiten die binnen je bedrijf worden uitgevoerd.

➤ Waarom meten?

Laten we een eenvoudig en positief voorbeeld nemen: je gaat op vakantie en de steward(ess) vertelt je dat je koffer te zwaar is.

➤ Je hebt twee opties:

• de toeslag betalen (// koolstofbelasting)
• of het gewicht van je koffer verminderen (// vermindering van de koolstofuitstoot)

In beide gevallen moet je het begin- en eindgewicht weten om uit te rekenen welke vermindering vereist is!

5 – Bepaal je doelstellingen

Ondanks de urgentie kiezen we waarvoor wij gaan vechten!
Om effectief te zijn, moet je gefocust blijven. Op dit moment treedt de (hogerop opgerichte) werkgroep in actie. Hij vertegenwoordigt je bedrijf (alle functies en verantwoordelijkheden). Geef de werkgroep de taak om de werkdossiers, projecten en doelstellingen te definiëren aan de hand van de effecten die jullie zojuist samen hebben gemeten.
Kies samen het (de) gebied(en) waarop je je gaat richten om de transformatie op gang te brengen.

Bepaal je doelstellingen:

De tijd is aangebroken om de volgende fase in je transformatie te bepalen. Duurzaam worden beperkt zich niet tot terugkijken of focussen op het heden. Je moet ook vooruitkijken. Welke gebieden heb je gekozen? Wat zijn je doelstellingen?

➤ Definieer je doelstellingen op ‘SMART’-e wijze.

6 – Actie!

Heb je stap 1 tot en met 5 correct volbracht? Je bent klaar om actie te ondernemen!

Je hebt er alvast uren werk in gestoken, of zelfs dagen. Verspil die niet door andere dringende zaken voorrang te geven.
Onderneem nu actie!

➤ Activeer je duurzaam comité

Duurzaamheid is niet de taak van één persoon. We hebben het er aan het begin van dit artikel al over gehad: het is belangrijk om je werknemers te betrekken bij de beslissingen en transformatie van je bedrijf.
Je hebt een werkgroep opgezet om een duurzame strategie toe te passen. Zij zijn je beste vertegenwoordigers om de doelstellingen op hun niveau uit te werken.

➤ Houd ze actief!
➤ Communiceer!

Je begint eindelijk aan het grote duurzaamheidsavontuur! En je wilt het delen met je klanten. Weet dat communicatie over je duurzame strategie vandaag net zo belangrijk is als de overige communicatie.

➤ Hoe meer we erover praten, hoe beter!

‍

‍

Over de auteur

Nicolas Henry is medeoprichter van Pulsitive.impact en een schepper van positieve effecten.Hij helpt organisaties duurzame praktijken en strategieën in te voeren via informatie, trainingen transformatie. Hij is ook medeoprichter van de TEDxULB en TheWonder, het duurzaamheidsfestival in Brussel.

Het einde van een arbeidsrelatie vormt vaak een delicate situatie, vooral omdat bepaalde verplichtingen van kracht blijven voor beide partijen na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Dit geldt met name op het gebied van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Om schadelijke gevolgen te voorkomen, vooral voor de werkgever, is het de moeite waard om op een paar basisprincipes te wijzen:

1. Herinner de vertrekkende werknemer aan zijn verplichtingen op het gebied van vertrouwelijkheid

Artikel 17, 3°, a) van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten voorziet in een algemene geheimhoudingsplicht van de werknemer (bedrijfsgeheimen, zakengeheimen, enz.), zowel tijdens als na de beëindiging van de overeenkomst. De formulering van dit artikel wordt soms volledig overgenomen in de arbeidsovereenkomst. Een geheimhoudingsclausule kan ook gedetailleerd aangeven om welke informatie het gaat en wat de eventuele sancties zijn (meestal schadevergoeding, waarvan de toepassing echter ter beoordeling van de rechtbank blijft).
Om de gegevens van de onderneming te beschermen, is het voor de werkgever belangrijk om de vertrekkende werknemer te herinneren aan de voortzetting van zijn wettelijke verplichtingen op het gebied van vertrouwelijkheid (bijvoorbeeld in de ontslagbrief). Als er geen geheimhoudingsclausule in de arbeidsovereenkomst is opgenomen, kan het raadzaam zijn om een dadingsovereenkomst te sluiten waarin een geheimhoudingsclausule is opgenomen, of zelfs andere beschermende clausules, zoals een clausule die de werknemer verbiedt om de gegevens van de ondernemingte kopiëren en te wissen, een clausule met betrekking tot sociale media, enzovoort.

2. Beperk de communicatie met betrekking tot het einde van de arbeidsrelatie

Sommige ondernemingen hebben de gewoonte om personeelswijzigingen aan te kondigen via e-mail, op hun intranet of zelfs op hun website. Hoewel dergelijke mededelingen als noodzakelijk kunnen worden beschouwd voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en het personeelsbeleid, moeten ze voldoen aan het principe van minimale gegevensverwerking (art. 5.1.c AVG), d.w.z. ze moeten adequaat en relevant zijn en beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is.
In haar recente beslissingen (nr. 14/2023 van 17 februari 2023 en nr. 63/2021 van 1 juni 2021) herinnert de Gegevensbeschermingsautoriteit eraan dat de werkgever zich moet onthouden van het communiceren van informatie zoals: de partij die het initiatief tot beëindiging nam, het onmiddellijke effect van de beëindiging, of dat tot de beëindiging is besloten na waarschuwingen en gesprekken.

3. Blokkeer het professioneel e-mailaccount

Het professionele e-mailaccount van een werknemer wordt niet altijd systematisch geblokkeerd zodra de werknemer de onderneming heeft verlaten, bijvoorbeeld omdat de werkgever geen belangrijke professionele berichten wil verliezen, of gewoon omdat de werknemer het is vergeten. Het behouden van e-mailaccounts van voormalige werknemers wordt echter beschouwd als in strijd met de beginselen van doelbinding, rechtmatigheid, minimale gegevensverwerking en opslagbeperking.
In een belangrijke beslissing (nr. 64/2020 van 29 september 2020) heeft de Gegevensbeschermingsautoriteit een werkgever bestraft voor het te laat afsluiten van de professionele e-mailaccounts van vertrekkende werknemers. Zij herhaalt ook de richtlijnen in geval van vertrek van werknemers (sorteren van privé- en professionele e-mails door de werknemer vóór het feitelijke vertrek, blokkeren van e-mailaccounts op het moment van het feitelijke vertrek, informatiebericht, verwijderen van het account na een redelijke termijn (bijv. 1 maand, maximaal 3 maanden). Het wordt sterk aanbevolen om deze procedures vast te leggen in een IT-beleid.

4. Beantwoord elke vraag van de werknemer met betrekking tot zijn professioneel dossier

Een vertrekkende werknemer kan toegang vragen tot persoonlijke gegevens die betrekking hebben op de werknemer (art. 15.1 AVG), bijvoorbeeld een kopie van zijn professionele beoordelingen. In de praktijk komt een dergelijk verzoek vaak voor in de voorbereiding op een geschil, gelijktijdig met een verzoek om de redenen voor ontslag te kennen op basis van CAO nr. 109 (of in plaats van een dergelijk verzoek, bijvoorbeeld wanneer de werknemer niet voldoet aan de anciënniteitsvoorwaarden gesteld in CAO nr. 109). De werkgever mag een dergelijk verzoek niet zomaar afwijzen of de beantwoording ervan uitstellen op grond van het feit dat het de rechten en vrijheden van anderen zou schenden of de vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie zou schenden.
Op grond van de AVG (art. 12.3) moet de verwerkingsverantwoordelijke bij de werkgever de betrokkene zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informatie verstrekken over de genomen maatregelen, of de betrokkene informeren dat de termijn van een maand met twee maanden wordt verlengd gezien de complexiteit van het verzoek (Gegevensbeschermingsautoriteit, Besluit nr. 70/2020 van 27 oktober 2020). In voorkomend geval kunnen de persoonsgegevens van derden door de werkgever worden geanonimiseerd om positief te reageren op het verzoek van de werknemer.

5. Vaststellen van een bewaartermijn voor gegevens van werknemers

De AVG (art. 17) legt de verplichting op aan de werkgever om de gegevens van werknemers niet langer te bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt. Er is echter geen specifieke termijn vastgesteld door de AVG. Anderzijds voorziet artikel 3, §3 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten in een bewaartermijn van vijf jaar vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst voor elektronische archivering, en voorzien de artikelen 2, 2° en 25 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende de bewaring van sociale documenten in een gelijkaardige termijn voor bepaalde sociale documenten.
Een bewaartermijn van vijf jaar vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst wordt aanbevolen voor het bewaren van uitgaande werknemersgegevens (met uitzondering van het professionele e-mailadres, zie hierboven). Deze termijn komt overeen met de hierboven vermelde wettelijke bepalingen en met de verjaringstermijn voor bepaalde vorderingen die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomst (art. 5.60 van het Burgerlijk Wetboek en art. 162 van het Sociaal Strafwetboek). De werkgever zal ervoor zorgen dat deze termijn wordt vermeld in het register van verwerkingsactiviteiten en het IT-beleid.

‍

Over de auteurs

Johan Collard – Senior Associate, Osborne Clarke & Elisabeth Vleurinck – Junior Associate, Osborne Clarke